Cách Chia Cột Trong Excel Đơn Giản Nhanh Chóng

Cách chia cột trong Excel là thao tác thường gặp khi xử lý dữ liệu như tách họ tên, tách mã sản phẩm, tách số điện thoại hoặc phân chia nội dung trong cùng một ô thành nhiều cột riêng biệt. Trong bài viết này, Hiển Laptop sẽ hướng dẫn chi tiết cách chia cột trong Excel bằng công cụ có sẵn và bằng các hàm thông dụng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.

Cách Chia Cột Trong Excel Bằng Text to Columns

Text to Columns là công cụ tích hợp sẵn trong Excel, cho phép tách dữ liệu trong một cột thành nhiều cột dựa trên ký tự phân cách (dấu cách, dấu phẩy, dấu chấm phẩy…) hoặc theo độ rộng cố định.

Khi nào nên dùng Text to Columns?

• Khi dữ liệu có ký tự phân cách rõ ràng (ví dụ: Nguyễn Văn A).
• Khi cần tách danh sách email, số điện thoại, mã đơn hàng.
• Khi xử lý dữ liệu nhập từ file CSV.

Các bước thực hiện

Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần chia.

Bước 2: Chọn tab Data trên thanh công cụ.

Bước 3: Nhấn vào Text to Columns.

Bước 4: Chọn một trong hai kiểu chia:

• Delimited: Chia theo ký tự phân cách.
• Fixed width: Chia theo độ rộng cố định.

Bước 5: Chọn ký tự phân cách (thường là Space, Comma…).

Bước 6: Nhấn Finish để hoàn tất.

Lưu ý: Trước khi nhấn Finish, bạn nên chọn vị trí đích (Destination) để tránh ghi đè lên dữ liệu gốc.

>>> Xem thêm: Vệ sinh laptop lấy liền nhanh chóng

Cách Chia Cột Trong Excel Bằng Hàm

Trong trường hợp dữ liệu phức tạp hoặc cần tự động cập nhật khi thay đổi nội dung, bạn nên sử dụng các hàm để chia cột trong Excel. Dưới đây là các hàm phổ biến nhất.

Dùng hàm LEFT để tách dữ liệu bên trái

Hàm LEFT dùng để lấy một số ký tự nhất định từ bên trái chuỗi văn bản.

Cú pháp:

=LEFT(text, num_chars)

• text: Ô chứa dữ liệu cần tách.
• num_chars: Số ký tự muốn lấy từ bên trái.

Ví dụ: Nếu ô A2 chứa “SP001-Áo sơ mi”, bạn muốn lấy mã sản phẩm “SP001”:

=LEFT(A2,5)

Kết quả: SP001

Phù hợp khi bạn biết chính xác số ký tự cần tách.

Dùng hàm RIGHT để tách dữ liệu bên phải

Hàm RIGHT giúp lấy ký tự từ bên phải chuỗi văn bản.

Cú pháp:

=RIGHT(text, num_chars)

Ví dụ:Ô A2: “SP001-Áo sơ mi”
Muốn lấy “Áo sơ mi” (8 ký tự):

=RIGHT(A2,8)

Kết quả: Áo sơ mi

Dùng hàm MID để tách dữ liệu ở giữa

Hàm MID cho phép bạn lấy ký tự từ vị trí bất kỳ trong chuỗi.

Cú pháp:

=MID(text, start_num, num_chars)

• start_num: Vị trí bắt đầu.
• num_chars: Số ký tự cần lấy.

Ví dụ: Ô A2: “SP001-Áo sơ mi”. Muốn lấy phần giữa bắt đầu từ ký tự thứ 7:

=MID(A2,7,8)

Kết hợp với FIND để chia cột linh hoạt hơn

Trong thực tế, số ký tự không phải lúc nào cũng cố định. Khi đó, bạn nên kết hợp hàm FIND để xác định vị trí ký tự phân cách.

Ví dụ: Tách họ trong “Nguyễn Văn A”:

=LEFT(A2,FIND(” “,A2)-1)

Công thức này tìm vị trí dấu cách đầu tiên rồi trừ đi 1 để lấy phần họ.

Đây là cách chia cột trong Excel linh hoạt và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt hữu ích khi làm báo cáo hoặc quản lý dữ liệu lớn.

>>> Xem thêm: Dịch vụ cài Win laptop nhanh chóng giá rẻ

Câu Hỏi Thường Gặp Về Cách Chia Cột Trong Excel

1.Làm sao chia họ và tên trong Excel?

Có hai cách phổ biến:

Cách 1: Dùng Text to Columns

• Chọn Delimited
• Tích vào Space

Excel sẽ tự động tách họ, tên đệm và tên thành các cột riêng.

Cách 2: Dùng công thức

Tách họ:

=LEFT(A2,FIND(” “,A2)-1)

Tách tên (trường hợp tên nằm cuối):

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(” “,A2,FIND(” “,A2)+1))

Cách này giúp dữ liệu tự động cập nhật nếu nội dung thay đổi.

2. Có thể hoàn tác sau khi chia cột không?

Có. Bạn có thể nhấn Ctrl + Z ngay sau khi thực hiện để hoàn tác thao tác chia cột. Tuy nhiên, nếu bạn đã lưu file hoặc thực hiện nhiều thao tác tiếp theo, việc hoàn tác sẽ không còn khả dụng. Vì vậy, nên sao chép dữ liệu gốc sang cột khác trước khi thực hiện.

4. Chia cột có ảnh hưởng đến dữ liệu gốc không?

Nếu bạn sử dụng Text to Columns và không chọn vị trí đích, Excel có thể ghi đè lên các cột bên cạnh.

Để đảm bảo an toàn dữ liệu:

• Sao chép dữ liệu trước khi thao tác.
• Chọn vùng Destination ở cột trống.
• Hoặc dùng công thức để giữ nguyên dữ liệu gốc.

5. Excel phiên bản cũ có dùng được Text to Columns không?

Công cụ Text to Columns đã xuất hiện từ các phiên bản Excel rất cũ như Excel 2003 và vẫn được duy trì trên các phiên bản mới như Excel 2010, 2016, 2019 và Microsoft 365. Giao diện có thể thay đổi nhẹ nhưng cách thực hiện cơ bản là giống nhau.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ và áp dụng hiệu quả các phương pháp chia cột trong Excel vào công việc hằng ngày. Nếu thường xuyên làm việc với bảng tính, đây chắc chắn là kỹ năng không thể thiếu.

>>>> Xem thêm: Cách Lặp Lại Tiêu Đề Trong Excel Khi In Đơn Giản Dễ Thực Hiện